Viime syyskuun Waffle Wednesdayssä Joel Makkonen ja Emmi Lepistö Soupsterin myyntitiimistä jakoivat arvokasta tietoa onnistuneen yritystapahtuman järjestämisestä. Heidän laaja kokemuksensa ravintola- ja tapahtuma-alalta tarjosi ainutlaatuisen näkökulman tapahtumasuunnitteluun.

Emmi Lepistöllä on yli vuosikymmenen kokemus ravintola- ja tapahtuma-alalta. Hän on ollut myymässä, tuottamassa sekä työskentelemässä yli sadassa eri tapahtumassa ja sanoo yllätyksien olevan enemmän sääntö kuin poikkeus. Emmin vahvuuksia on kattava ymmärrys ravintola- ja tapahtuma-alasta, hyvät ihmissuhdetaidot sekä kyky ratkoa haasteita nopeasti.

Joel Makkonen työskentelee Soupster myyntipäällikkönä ja on ollut mukana suunnittelemassa satoja B2C ja B2B- tapahtumia jopa 3000 henkilölle. Joelille on tärkeää asiakkaan auttaminen tavoitteiden saavuttamisessa ja hänellä on vahva tausta asiakaspolkujen ja end-to-end tapahtumien järjestämisessä.

Tavoitteen asettaminen on avain

Kun astutaan tapahtumasuunnittelun maailmaan, ensimmäinen askel on aina hahmottaa tapahtuman tavoite. Olipa kyseessä sitten firman pikkujoulut, kaupallinen tilaisuus, brändin tukeminen tai henkilöstön virkistäminen, tavoitteen selkeyttäminen ohjaa koko suunnitteluprosessia.

Joel ja Emmi esittelivät käytännön esimerkkejä erilaisista tapahtumista, joissa eri tavoitteet vaikuttivat vahvasti tapahtuman onnistumiseen. Vallilan Wonderlandissa järjestetty IT-alan sidosryhmätapahtuma oli suunniteltu tavoitteena verkostoituminen ja kasvotusten tapaaminen, jolloin tiloja ja tarjoiluja suunnitellessa huomioitiin esimerkiksi ihmisten tarve liikkua. Toisaalta erään lakimiesyrityksen tilaisuus keskittyi brändin vahvistamiseen ja hyvän vaikutelman luomiseen tuleville työntekijöille, jolloin tapahtuman miljöö, tarjoilut ja asiakaskokemus ovat viimeisen päälle suunniteltuja tarkoituksena ”wow”- efektin luominen.

Asiakaspolku alkaa ennen tapahtumaa

Tapahtumasuunnittelussa asiakaspolku alkaa jo ennen itse tilaisuutta. Kutsut ovat ensiarvoisen tärkeitä, sillä ne luovat ensivaikutelman ja vaikuttavat osallistujamäärään. Emmi korosti, että mielenkiintoiset ja ajoissa lähetetyt kutsut ovat avainasemassa. Ilmoittautumisvaihe on yhtä tärkeä vaihe, sillä osallistujien määrä vaikuttaa moneen asiaan juhlia järjestäessä.

Onnistuneeseen tapahtumaan kuuluu myös asiakkaiden ennakkoaktivointi. Osallistujilta voi etukäteen kysyä esimerkiksi musiikkitoiveita tai äänestää juhlien teemasta, jolloin vieraat saavat mahdollisuuden vaikuttaa tapahtuman kulkuun.

Emmin mukaan tapahtumaan saapumisen tulee olla vaivan arvoista, ja tähän tarvitaan houkuttelevaa ohjelmaa, kuten kiinnostava esiintyjä. Tapahtuman sisältö tulee tuoda esille jo kutsu- ja ilmoittautumisvaiheessa, jotta vieraat tietävät saavansa tapahtumasta arvoa.

Yksityiskohdat tilaisuuden aikana

Ennen tapahtumaa on tärkeää käydä läpi kaikki tapahtuman aikaiset yksityiskohdat, kuten ovien aukeamisajat ja alkumaljan tarjoilu. Joel muistuttaa, että juhlien on oltava jo käynnissä, kun vieraat saapuvat paikalle.

Asiakaspolkuajattelu on avainasemassa tapahtuman suunnittelussa. Joel ja Emmi esittelivät esimerkin ysäriristeilyteemaisesta tapahtumasta, jonka asiakaspolku oli harkittu aina sisääntulosta ohjelmaan ja tarjoiluihin asti. Tilaisuudessa näkyi risteilyiltä tutut elementit, kuten neon värimaailma, valokuvauskaari, tax-free piste ja karaoke.

Onnistuneen tilaisuuden kulku palaa aina alkuvaiheessa asetettuihin tavoitteisiin. Oli tavoitteena sitten ihmisten verkostoituminen tai hyvän vaikutelman luominen, kaikki yksityiskohdat suunnitellaan vastaamaan tapahtuman tyyppiä ja tavoitetta. Ohjelmarunkoa suunnitellessa on myös tärkeä huomioida ns. ”tyhjä aika” ja joustavuus. Tapahtuman tyyppi huomioiden myös juhlien loppuvaiheeseen kannattaa kiinnittää huomiota. Onko vierailla mahdollisuus jatkaa juhlimista itse virallisen ohjelman jälkeen vai loppuuko tapahtuma tiettyyn pisteeseen.

Tapahtuman jälkeen

Tilaisuuden päättyessä ensimmäinen askel on aina kiittää osallistujia. Kiitoksen lisäksi palautteen kerääminen ja analysointi ovat keskeisessä roolissa. Palautteen antamisen tulee olla vaivatonta, jotta osallistujat innostuvat jakamaan ajatuksiaan. Lisäksi tapahtumassa otetut valokuvat kannattaa jakaa osallistujille esimerkiksi linkin muodossa, tuoden tapahtuman tunnelman uudelleen elävästi mieleen. Mahdolliset kysymykset, jotka osallistujilla ovat heränneet tapahtuman aikana, tulee käsitellä nopeasti tapahtuman päätyttyä.

Jos huomataan, että jokin asia tapahtumassa ei toiminut odotetulla tavalla tai olisi voinut sujua paremmin, tämä palautetieto otetaan huomioon seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa.

Suunnitelmissa seuraava tapahtuma?

Ennen kuin yritys ryhtyy suunnittelemaan tulevaa tapahtumaa, on ensiarvoisen tärkeää harkita resursseja. Onko yrityksen sisällä jo tarvittavaa osaamista, vai tarvitaanko ulkopuolista apua? Jos tarvitaan lisäosaamista, aloittaminen vinkkejä kysymällä on aina hyvä vaihtoehto.

Etsiessään sopivaa yhteistyökumppania yrityksen kannattaa kilpailuttaa ja kysyä tarjouksia useammalta taholta. Erilaisia tarjouksia vertailemalla yritys voi varmistaa, että valittu kumppani vastaa parhaiten tapahtuman tarpeisiin. Kattava suunnittelu ja oikeiden resurssien käyttöönotto ovat avaimia siihen, että tuleva tapahtuma voi ylittää odotukset ja tuoda lisäarvoa yritykselle.

Katso koko puheenvuoro täällä.

Nettisivut: Soupster

Oletko kiinnostunut tulemaan Waffle Wednesday puhujaksi?

Ota yhteyttä meihin hello@wonderlandwork.fi